Elegir el stand es una de las primeras decisiones que toma una empresa cuando confirma que va a exponer, y una de las que más condiciona el resultado. Plazos, normas del recinto, suministros y qué pasa con el stand cuando la feria termina: estas son las cuestiones que conviene tener claras desde el principio.
En 2025 se celebraron en España 472 ferias, con más de 64.000 expositores y 6,8 millones de visitantes, según la Asociación de Ferias Españolas (AFE). Para la mayoría de esas empresas, el stand es la parte más visible de la inversión. También es la que más detalles esconde.
Empezar con margen
Un stand no se diseña y se monta en un par de semanas. Entre el primer encargo y la apertura hay que dejar tiempo para el diseño y sus ajustes, para fabricar las piezas y para tramitar con el recinto todo lo que exige.
Lo habitual es arrancar con varios meses de antelación. Más aún en citas grandes como el Mobile World Congress o ISE, en Barcelona, donde miles de expositores preparan su espacio para las mismas fechas.
Las normas del recinto, antes que el diseño
Cada recinto ferial tiene su propia normativa de montaje: alturas máximas, materiales permitidos, plazos para presentar los planos y requisitos de seguridad. Conviene conocerla antes de diseñar, para que el stand que se aprueba sea también el que se puede montar.
La orientación del espacio también cambia mucho el planteamiento. No es lo mismo un stand abierto por un solo lado, entre otros expositores, que una isla visible desde los cuatro.
Suministros: lo que no aparece en el render
La electricidad, la conexión a internet, el agua si hay cocina o demostraciones, los puntos para colgar estructuras del techo. Todo eso se contrata con el recinto y tiene fecha límite, y en muchos recintos pedirlo fuera de plazo sale más caro.
Algunas empresas de stands para ferias, como Servis, que trabaja desde 1965 en Barcelona, Madrid y Zaragoza, incluyen estos trámites en su servicio para que el expositor no tenga que ocuparse de ellos.
A medida, modular o una mezcla de los dos
Un stand a medida se diseña para una feria concreta y da más libertad para contar la marca. Un stand modular parte de una estructura que se reutiliza y se adapta de una feria a otra, y suele encajar mejor con quien expone varias veces al año.
Entre ambos está la solución mixta: una base modular con piezas fabricadas a medida. La pregunta que ayuda a decidir es sencilla: cuántas ferias se van a hacer este año y cuánto tiene que cambiar el stand entre una y otra.
El montaje, en pocos días
El montaje se concentra en los días previos a la apertura, a menudo con turnos de madrugada. Antes de que entre el primer visitante hay que probar la iluminación y las pantallas. Y el desmontaje empieza en cuanto la feria cierra, con un plazo igual de ajustado.
Antes de pedir presupuesto
La fecha límite del recinto para planos y suministros.
Los metros, la altura máxima y cuántos lados del stand quedan abiertos.
Qué se quiere enseñar y cuánta gente se espera recibir.
Si el stand se va a reutilizar en otras ferias.
Quién se encarga del transporte, el montaje y el desmontaje.
Con esos datos ya se puede pedir una cifra orientativa, por ejemplo con una calculadora de presupuesto online.
Sobre Servis. Servis diseña, fabrica y monta stands para ferias, congresos y eventos desde 1965, con sedes en Barcelona, Madrid y Zaragoza.
